Politica de Tratamiento de Datos Personales

1. Identificacion del Responsable del Tratamiento

1.1 Responsable de los datos recolectados antes del 2 de septiembre de 2026

Antes del 2 de septiembre de 2026, el responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a traves de este sitio y de los demas canales de MéTRIK fue Brallan Mauricio Moreno Guzman, persona natural identificada con C.C. 1.016.044.186 de Bogota, que actuaba bajo el nombre comercial MéTRIK.

A partir de esa fecha, METRIK IA S.A.S. asume la calidad de Responsable del Tratamiento respecto de esas bases de datos y de las que se conformen en adelante. El cambio es de responsable, no de finalidad: los datos se siguen tratando para los mismos fines declarados en el numeral 5 de esta Politica, con las mismas medidas de seguridad del numeral 9 y por el mismo canal de atencion del numeral 7. Usted no tiene que hacer ningun tramite.

Las autorizaciones que usted otorgo antes de esa fecha conservan su validez y su alcance. Las versiones anteriores de esta Politica se conservan y respaldan las autorizaciones otorgadas mientras estuvieron vigentes.

Si usted no esta de acuerdo con este cambio, puede revocar su autorizacion o solicitar la supresion de sus datos por el canal del numeral 7, sin costo y sin tramite adicional.

2. Marco Legal

Esta Politica se rige por las siguientes normas del ordenamiento juridico colombiano:

• Constitucion Politica de Colombia, articulo 15 (derecho a la intimidad y habeas data).
• Ley Estatutaria 1581 de 2012, Regimen General de Proteccion de Datos Personales.
• Decreto 1377 de 2013, reglamentario de la Ley 1581 de 2012.
• Decreto 1074 de 2015, Decreto Unico Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo (Libro 2, Parte 2, Titulo 2, Capitulo 25), que compila el Decreto 1377 de 2013.
• Ley 1266 de 2008, Habeas Data Financiero.
• Ley 2300 de 2023, sobre la proteccion del derecho a la intimidad en los mensajes y llamadas comerciales (horarios y mecanismo para cancelarlos).

3. Definiciones

4. Principios Rectores

MéTRIK garantiza el cumplimiento de los siguientes principios:

5. Finalidades del Tratamiento

5.1 Para Clientes y Prospectos Comerciales

Estas finalidades aplican a los datos que usted nos entrega directamente:

• a)Gestion de la relacion comercial y prestacion de servicios de consultoria en Business Intelligence.
• b)Elaboracion de propuestas comerciales y cotizaciones.
• c)Comunicaciones relacionadas con los servicios contratados.
• d)Envio de informacion comercial, promocional y de nuevos servicios, a quienes nos hayan dado su autorizacion previa. La prospeccion que MéTRIK hace sobre datos publicos y canales corporativos, sin autorizacion previa, se rige por el numeral 5.5.
• e)Facturacion y gestion de cobro.
• f)Evaluacion de satisfaccion del cliente.

5.2 Para Datos Empresariales de Terceros

En el desarrollo de nuestros servicios de consultoria BI, MéTRIK puede acceder a datos de terceros proporcionados por nuestros clientes. En estos casos, MéTRIK actua como Encargado del Tratamiento y:

1. Solo procesara los datos para las finalidades especificas del proyecto contratado.
2. Mantendra estricta confidencialidad sobre la informacion.
3. Implementara medidas de seguridad apropiadas.
4. Devolvera o destruira los datos al finalizar el proyecto, segun instrucciones del cliente.
5. No utilizara los datos para fines distintos a los acordados contractualmente.

5.3 Datos que recibimos por WhatsApp

MéTRIK atiende un canal de WhatsApp para conversaciones comerciales y de servicio. Cuando usted nos escribe por WhatsApp, recibimos los datos que WhatsApp entrega junto con el mensaje:

• Su numero de telefono.
• El nombre que usted tenga configurado en su perfil de WhatsApp.
• El contenido del mensaje y los archivos que adjunte (texto, imagenes, documentos, audio, ubicacion).
• Datos tecnicos del envio, como la fecha, la hora y el tipo de mensaje.

Quien interviene. El canal opera sobre la plataforma de WhatsApp Business, propiedad de Meta Platforms, Inc. y sus filiales. Meta actua como intermediario tecnico: transporta el mensaje entre su telefono y nosotros, y lo hace bajo sus propias condiciones y su propia politica de privacidad, que usted acepto al usar WhatsApp. MéTRIK no controla el tratamiento que Meta haga de esa informacion por su cuenta. Ver el numeral 10 sobre el envio de datos fuera de Colombia.

Para que usamos esos datos. Unicamente para atender su mensaje y gestionar la relacion comercial: responderle, entender lo que necesita, coordinar reuniones y dar seguimiento a un servicio contratado o a una propuesta. No los usamos para publicidad, no los cruzamos con terceros y no los vendemos. WhatsApp no es un canal de primer contacto en frio: solo le escribimos por ese canal si usted nos escribio primero o si nos autorizo expresamente a usarlo. Si en algun momento quisieramos usar estos datos para enviarle informacion promocional, se lo pediriamos aparte y de forma expresa, conforme al principio de finalidad del articulo 4, literal b, de la Ley 1581 de 2012.

Que conservamos hoy. Hoy nuestros sistemas no guardan el contenido de los mensajes ni los archivos adjuntos. Cuando un mensaje llega a nuestro sistema:

• Se verifica que venga realmente de WhatsApp y no de un tercero.
• Se deja un registro tecnico minimo para vigilar que el canal funcione. Ese registro guarda un codigo derivado de su numero mediante una funcion criptografica, no el numero en si, mas el tipo de mensaje y su estado de entrega.
• El contenido del mensaje y sus adjuntos no se escriben en nuestras bases de datos.

Lo anterior no significa que la conversacion desaparezca. Como en cualquier chat de WhatsApp, el historial permanece en la aplicacion de WhatsApp del dispositivo corporativo desde el que le respondemos, y en la infraestructura de Meta segun las condiciones de esa plataforma. Sobre esa copia aplican los mismos derechos descritos en el numeral 6 y el mismo canal del numeral 7.

Base de legitimacion. Tratamos estos datos con su autorizacion, la cual usted otorga al escribirnos voluntariamente por este canal, en los terminos de los articulos 9 de la Ley 1581 de 2012 y 5 del Decreto 1377 de 2013. Puede revocarla en cualquier momento, con el efecto y por la via que indica el numeral 7.

Retencion y supresion. El registro tecnico descrito arriba se conserva por el tiempo que nuestro proveedor de infraestructura mantiene los registros de operacion y luego se elimina de forma automatica. Los datos de contacto que usted nos comparta y que decidamos conservar para la relacion comercial se rigen por el numeral 11. Si nos pide suprimir sus datos, atendemos la solicitud en los plazos del numeral 7.3 y le indicamos que informacion quedo eliminada y que informacion, por estar en la aplicacion de WhatsApp o por una obligacion legal de conservacion, requiere un paso adicional de su parte o no puede suprimirse.

5.4 Cookies y tecnologias de medicion

Cuando usted visita las paginas comerciales de metrik.com.co, su navegador guarda archivos pequeños llamados cookies y ejecuta una herramienta de medicion. Sirve para saber cuanta gente entra al sitio y que recorrido hace, y asi mejorar lo que publicamos. Las paginas de esta Politica y de los Terminos no ejecutan ninguna herramienta de medicion.

Que herramienta usamos.

Que pasa cuando usted llena el formulario de radiografia. Ademas de lo anterior, se registra que el formulario se completo, junto con el rango de empleados, el rango de facturacion, el sector y el origen de la visita. Esos son rangos y categorias, no cifras de su empresa.

Que no recoge. No enviamos a esta herramienta su nombre, su correo, su telefono, ni el texto que usted escribe en el campo abierto del formulario. Ese texto se guarda unicamente en su propio navegador, para no volver a preguntarle lo mismo si agenda una reunion, y usted lo borra vaciando los datos del sitio desde su navegador.

No usamos publicidad dirigida. El sitio no ejecuta pixeles ni etiquetas de redes sociales o de redes publicitarias, y la informacion descrita aqui no se usa para elaborar perfiles publicitarios ni para perseguirlo con anuncios en otros sitios.

Como decir que no. Al entrar al sitio le mostramos un aviso donde puede aceptar o rechazar la medicion. Mientras usted no acepte, la herramienta no se carga y no se recoge ningun dato. Puede cambiar su eleccion cuando quiera con el enlace Preferencias de medicion del pie de pagina. Tambien puede bloquear o borrar las cookies desde la configuracion de su navegador, o instalar el complemento de inhabilitacion de Google Analytics que Google ofrece para los navegadores mas comunes. Rechazar la medicion no limita el acceso a ninguna parte del sitio ni a nuestros servicios.

Base de legitimacion. Tratamos estos datos con su autorizacion, que usted otorga de forma previa a traves del aviso descrito arriba, en los terminos del articulo 9 de la Ley 1581 de 2012 y del articulo 5 del Decreto 1377 de 2013. Puede revocarla en cualquier momento por la via del numeral 7 o rechazando la medicion desde el pie de pagina.

5.5 Prospeccion comercial B2B

Que es. MéTRIK presenta sus servicios, en particular Valida, a empresas y a las personas que las representan o actuan por ellas. Este numeral explica que datos usamos para eso, de donde los tomamos, como le escribimos y como puede pedirnos que paremos. Se aplica a los datos que MéTRIK obtiene de fuentes publicas o corporativas, no de usted directamente. Los datos que usted nos entrega se rigen por los numerales 5.1 a 5.4.

Que datos usamos y de donde salen.

Que no hacemos.

• No usamos correos ni celulares personales (por ejemplo, cuentas de gmail, hotmail, outlook o yahoo, o numeros de celular personales) para prospeccion, salvo con su autorizacion previa, expresa e informada.
• No escribimos por WhatsApp a quien no nos haya escrito primero o no nos haya autorizado ese canal.
• No tratamos datos sensibles ni datos de niños, niñas y adolescentes para prospeccion.
• No compramos bases de datos de terceros ni usamos las que un tercero nos entregue sin certificar por escrito de donde salieron y con que autorizacion. De los directorios y registros publicos tomamos solo datos corporativos de las empresas, no correos ni celulares personales de sus integrantes.
• No exportamos a una base propia los contactos de redes profesionales, como LinkedIn. Cuando escribimos por esa via, lo hacemos dentro de la propia plataforma y solo a perfiles que muestran un rol y una empresa relevantes.

Para que los usamos. Para ofrecerle informacion sobre los servicios de MéTRIK, en particular Valida, hacer seguimiento de la conversacion que usted inicie al responder y atender sus solicitudes. No los usamos para otros fines ni los vendemos.

Como le escribimos.

• Un solo primer contacto por persona y por canal. Si usted no responde, enviamos como maximo dos mensajes de seguimiento en los diez (10) dias siguientes. Cualquier respuesta suya detiene la secuencia, y terminada no volvemos a escribirle por esa campaña.
• Un mensaje individual o con copia oculta: ningun destinatario ve los datos de otro.
• Dentro del horario de la Ley 2300 de 2023: de lunes a viernes de 7:00 a 19:00 y sabados de 8:00 a 15:00, nunca domingos ni festivos.
• Cada mensaje dice quien escribe (METRIK IA S.A.S.), de donde obtuvimos el dato, para que lo usamos, como pedir la baja y donde esta esta Politica.

Como pedir que paremos. Responda "BAJA" al mensaje (o con cualquier frase que diga que no quiere mas) o escriba a mauricio.moreno@metrik.com.co. Dejamos de contactarle a mas tardar el siguiente dia habil, por cualquier canal y en cualquier campaña, y registramos su baja en la lista de supresion. Esa lista guarda solo lo minimo para cumplir su solicitud (una huella cifrada de su correo o telefono, la fecha, el canal y el motivo) y no se borra con las depuraciones, porque sin ella podriamos volver a escribirle. El plazo legal maximo para atender un reclamo es de quince (15) dias habiles; nuestro estandar es el siguiente dia habil. Con pedirlo una vez basta.

Si usted responde con interes. Su respuesta no es una autorizacion para tratar mas datos suyos. Antes de guardar datos distintos de los de la conversacion, le pedimos su autorizacion expresa y le entregamos el aviso de privacidad.

Cuanto tiempo los conservamos. Un prospecto con el que no hubo interaccion se elimina de nuestro registro comercial doce (12) meses despues del ultimo contacto. Si usted pidio la baja, conservamos solo la huella de la lista de supresion.

Sus derechos. Los del numeral 6, incluido el de conocer de que fuente obtuvimos sus datos, y por el canal del numeral 7.

6. Derechos de los Titulares

De conformidad con la Ley 1581 de 2012, los Titulares de datos personales tienen los siguientes derechos:

7. Procedimiento para Ejercer los Derechos

7.1 Canal de Atencion

Los Titulares pueden ejercer sus derechos mediante comunicacion escrita dirigida a:

Si usted nos escribio por WhatsApp y quiere que dejemos de contactarlo por ese canal, puede decirlo en la misma conversacion respondiendo "NO" o "STOP", o escribirnos al correo indicado arriba. Si recibio un mensaje comercial nuestro por correo y no quiere mas, responda "BAJA". Atender esa solicitud no requiere ningun tramite adicional y no afecta los demas derechos descritos en el numeral 6.

7.2 Requisitos de la Solicitud

1. Nombre completo y documento de identificacion del Titular.
2. Descripcion clara de los hechos que dan lugar a la solicitud.
3. Direccion fisica o electronica para notificaciones.
4. Documentos que soporten la solicitud, si aplica.

Para pedir la baja de una comunicacion comercial no se exigen estos requisitos: basta con responder "BAJA".

7.3 Plazos de Respuesta

7.4 Reclamo en Tramite

Dentro de los dos (2) dias habiles siguientes a recibir un reclamo completo, incluimos en la base de datos respectiva la leyenda "reclamo en tramite" y el motivo, y la mantenemos hasta que el reclamo se decida (Ley 1581 de 2012, art. 15).

8. Tratamiento de Datos Sensibles

MéTRIK no recolecta ni trata datos sensibles de forma directa en el ejercicio de sus actividades comerciales.

En caso de que en el desarrollo de un proyecto de consultoria el cliente proporcione archivos que contengan datos sensibles de terceros, MéTRIK:

• Notificara al cliente sobre la presencia de dichos datos.
• Solicitara instrucciones especificas sobre su tratamiento.
• Aplicara medidas de seguridad reforzadas.
• Limitara el acceso unicamente al personal estrictamente necesario.

Si recibimos por error datos sensibles o de menores, no los guardamos: lo informamos y los eliminamos.

9. Medidas de Seguridad

10. Transferencia y Transmision de Datos

Para operar, MéTRIK usa proveedores de tecnologia cuya infraestructura esta ubicada fuera de Colombia. Esto implica que ciertos datos personales se almacenan o se procesan en el exterior. Lo declaramos de forma abierta porque el articulo 26 de la Ley 1581 de 2012 lo exige.

Proveedores y para que los usamos:

Con que fundamento se hace. El envio de datos a Estados Unidos esta permitido porque ese pais figura en la lista de paises con un nivel adecuado de proteccion de datos que adopto la Superintendencia de Industria y Comercio (Circular Externa 005 de 2017, que agrego el Capitulo Tercero al Titulo V de la Circular Unica). Por lo tanto no se requiere declaracion de conformidad ante la SIC. De forma adicional, usted otorga su autorizacion expresa para esta transferencia al aceptar la presente Politica, en los terminos del articulo 26, literal a, de la Ley 1581 de 2012.

Que exigimos a cada proveedor. En toda transmision de datos a un tercero que trate informacion por cuenta nuestra, garantizamos:

• Que el tratamiento se limite a las finalidades autorizadas en esta Politica.
• Que exista un acuerdo de confidencialidad o de tratamiento de datos.
• Que el proveedor mantenga medidas de seguridad equivalentes a las descritas en el numeral 9.
• Que devuelva o elimine los datos cuando termine la relacion, salvo obligacion legal de conservarlos.

Lo que no hacemos. No vendemos datos personales, no los cedemos a terceros para su propio provecho comercial y no los usamos para elaborar perfiles publicitarios.

Si un proveedor nuevo implica una transferencia a un pais que no figura en la lista de la SIC, MéTRIK obtendra la autorizacion expresa e inequivoca del titular o tramitara la declaracion de conformidad correspondiente antes de realizarla.

11. Vigencia

Esta Politica esta vigente desde diciembre de 2025. La presente version 1.5 la modifica y sus cambios rigen a partir del 5 de octubre de 2026. La actualizacion no interrumpe la vigencia de la Politica: las versiones anteriores respaldan las autorizaciones otorgadas mientras estuvieron vigentes, y el consentimiento que usted ya haya dado conserva su efecto. La version 1.5 no cambia las finalidades de los datos que usted nos entrego antes.

Cambios que introduce la version 1.5:

• Se agrega la prospeccion comercial B2B sobre datos corporativos, datos de naturaleza publica y canales corporativos (numeral 5.5), con sus fuentes, sus limites, el horario de contacto, la lista de supresion y el plazo de conservacion de prospectos. La version 1.4 exigia consentimiento previo para toda informacion comercial; el literal d del numeral 5.1 se ajusta para distinguir los dos casos.
• Se ajusta el principio de libertad (numeral 4) para recoger los casos del articulo 10 de la Ley 1581 de 2012.
• Se agrega el derecho a conocer la fuente de los datos (numeral 6), el mecanismo de baja de comunicaciones comerciales (numeral 7.1) y la leyenda de "reclamo en tramite" (numeral 7.4).
• Se precisa la cita del Decreto 1074 de 2015 (numeral 2) y se agrega la Ley 2300 de 2023.

Cambios que introdujo la version 1.4:

• Se publica el aviso de medicion. Google Analytics ya no se carga al abrir la pagina: solo se ejecuta si usted lo acepta, y la eleccion se puede cambiar en cualquier momento desde el pie de pagina. El numeral 5.4 se actualiza en consecuencia y la autorizacion pasa a ser previa, como exige el articulo 5 del Decreto 1377 de 2013.

Cambios que introdujo la version 1.3:

• Se describen las cookies y la herramienta de medicion del sitio web, que datos recogen, como rechazarlas y en que estado esta hoy el mecanismo de rechazo previo (numeral 5.4).
• Se agrega Google LLC a la tabla de proveedores ubicados fuera de Colombia (numeral 10).

Cambios que introdujo la version 1.2:

• Cambia el Responsable del Tratamiento. METRIK IA S.A.S. sustituye a Brallan Mauricio Moreno Guzman como responsable, a partir del 2 de septiembre de 2026, sin cambio en las finalidades ni en los canales de atencion (numeral 1.1).

Cambios que introdujo la version 1.1:

• Se describen los datos que MéTRIK recibe cuando usted escribe por WhatsApp, para que se usan y que se conserva (numeral 5.3).
• Se corrige y se detalla el envio de datos a proveedores ubicados fuera de Colombia (numeral 10). La version anterior afirmaba que no se realizaban transferencias internacionales. Esta version declara los proveedores, el pais donde procesan la informacion y el fundamento legal de esa transferencia.

Si usted otorgo su autorizacion bajo una version anterior y no esta de acuerdo con estos cambios, puede revocarla o solicitar la supresion de sus datos por el canal del numeral 7, sin costo y sin tramite adicional.

Los datos personales seran conservados mientras subsista la finalidad para la cual fueron recolectados y durante el tiempo exigido por las normas aplicables. Cuando la finalidad se agote y no exista deber legal de conservacion, los datos se eliminan o se anonimizan. En el caso de los datos recibidos por WhatsApp aplica ademas lo previsto en el numeral 5.3, y en el de los datos de prospeccion, lo previsto en el numeral 5.5.

MéTRIK se reserva el derecho de modificar esta Politica en cualquier momento. Toda modificacion se publica en esta pagina con su numero de version y su fecha. Los cambios sustanciales se comunican a los Titulares a traves de www.metrik.com.co y, cuando exista relacion comercial vigente, por el correo de contacto registrado.

12. Aceptacion