Politica de Tratamiento de Datos Personales

1. Identificacion del Responsable del Tratamiento

2. Marco Legal

Esta Politica se rige por las siguientes normas del ordenamiento juridico colombiano:

• Constitucion Politica de Colombia, Articulo 15 (Derecho a la intimidad y Habeas Data)
• Ley Estatutaria 1581 de 2012 - Regimen General de Proteccion de Datos Personales
• Decreto 1377 de 2013 - Reglamentario de la Ley 1581 de 2012
• Ley 1266 de 2008 - Habeas Data Financiero
• Decreto 1074 de 2015 - Decreto Unico Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo

3. Definiciones

4. Principios Rectores

MéTRIK garantiza el cumplimiento de los siguientes principios:

5. Finalidades del Tratamiento

5.1 Para Clientes y Prospectos Comerciales

• a)Gestion de la relacion comercial y prestacion de servicios de consultoria en Business Intelligence.
• b)Elaboracion de propuestas comerciales y cotizaciones.
• c)Comunicaciones relacionadas con los servicios contratados.
• d)Envio de informacion comercial, promocional y de nuevos servicios (previo consentimiento).
• e)Facturacion y gestion de cobro.
• f)Evaluacion de satisfaccion del cliente.

5.2 Para Datos Empresariales de Terceros

En el desarrollo de nuestros servicios de consultoria BI, MéTRIK puede acceder a datos de terceros proporcionados por nuestros clientes. En estos casos, MéTRIK actua como Encargado del Tratamiento y:

1. Solo procesara los datos para las finalidades especificas del proyecto contratado.
2. Mantendra estricta confidencialidad sobre la informacion.
3. Implementara medidas de seguridad apropiadas.
4. Devolvera o destruira los datos al finalizar el proyecto, segun instrucciones del cliente.
5. No utilizara los datos para fines distintos a los acordados contractualmente.

5.3 Datos que recibimos por WhatsApp

MéTRIK atiende un canal de WhatsApp para conversaciones comerciales y de servicio. Cuando usted nos escribe por WhatsApp, recibimos los datos que WhatsApp entrega junto con el mensaje:

• Su numero de telefono.
• El nombre que usted tenga configurado en su perfil de WhatsApp.
• El contenido del mensaje y los archivos que adjunte (texto, imagenes, documentos, audio, ubicacion).
• Datos tecnicos del envio, como la fecha, la hora y el tipo de mensaje.

Quien interviene. El canal opera sobre la plataforma de WhatsApp Business, propiedad de Meta Platforms, Inc. y sus filiales. Meta actua como intermediario tecnico: transporta el mensaje entre su telefono y nosotros, y lo hace bajo sus propias condiciones y su propia politica de privacidad, que usted acepto al usar WhatsApp. MéTRIK no controla el tratamiento que Meta haga de esa informacion por su cuenta. Ver la seccion 10 sobre el envio de datos fuera de Colombia.

Para que usamos esos datos. Unicamente para atender su mensaje y gestionar la relacion comercial: responderle, entender lo que necesita, coordinar reuniones y dar seguimiento a un servicio contratado o a una propuesta. No los usamos para publicidad, no los cruzamos con terceros y no los vendemos. Si en algun momento quisieramos usarlos para enviarle informacion promocional, se lo pediriamos aparte y de forma expresa, conforme al principio de finalidad del articulo 4, literal b, de la Ley 1581 de 2012.

Que conservamos hoy. Hoy nuestros sistemas no guardan el contenido de los mensajes ni los archivos adjuntos. Cuando un mensaje llega a nuestro sistema:

• Se verifica que venga realmente de WhatsApp y no de un tercero.
• Se deja un registro tecnico minimo para vigilar que el canal funcione. Ese registro guarda un codigo derivado de su numero mediante una funcion criptografica, no el numero en si, mas el tipo de mensaje y su estado de entrega.
• El contenido del mensaje y sus adjuntos no se escriben en nuestras bases de datos.

Lo anterior no significa que la conversacion desaparezca. Como en cualquier chat de WhatsApp, el historial permanece en la aplicacion de WhatsApp del dispositivo corporativo desde el que le respondemos, y en la infraestructura de Meta segun las condiciones de esa plataforma. Sobre esa copia aplican los mismos derechos descritos en la seccion 6 y el mismo canal de la seccion 7.

Base de legitimacion. Tratamos estos datos con su autorizacion, la cual usted otorga al escribirnos voluntariamente por este canal, en los terminos de los articulos 9 de la Ley 1581 de 2012 y 5 del Decreto 1377 de 2013. Puede revocarla en cualquier momento, con el efecto y por la via que indica la seccion 7.

Retencion y supresion. El registro tecnico descrito arriba se conserva por el tiempo que nuestro proveedor de infraestructura mantiene los registros de operacion y luego se elimina de forma automatica. Los datos de contacto que usted nos comparta y que decidamos conservar para la relacion comercial se rigen por la seccion 11. Si nos pide suprimir sus datos, atendemos la solicitud en los plazos de la seccion 7.3 y le indicamos que informacion quedo eliminada y que informacion, por estar en la aplicacion de WhatsApp o por una obligacion legal de conservacion, requiere un paso adicional de su parte o no puede suprimirse.

6. Derechos de los Titulares

De conformidad con la Ley 1581 de 2012, los Titulares de datos personales tienen los siguientes derechos:

7. Procedimiento para Ejercer los Derechos

7.1 Canal de Atencion

Los Titulares pueden ejercer sus derechos mediante comunicacion escrita dirigida a:

Si usted nos escribio por WhatsApp y quiere que dejemos de contactarlo por ese canal, puede decirlo en la misma conversacion respondiendo "NO" o "STOP", o escribirnos al correo indicado arriba. Atender esa solicitud no requiere ningun tramite adicional y no afecta los demas derechos descritos en la seccion 6.

7.2 Requisitos de la Solicitud

1. Nombre completo y documento de identificacion del Titular.
2. Descripcion clara de los hechos que dan lugar a la solicitud.
3. Direccion fisica o electronica para notificaciones.
4. Documentos que soporten la solicitud, si aplica.

7.3 Plazos de Respuesta

8. Tratamiento de Datos Sensibles

MéTRIK no recolecta ni trata datos sensibles de forma directa en el ejercicio de sus actividades comerciales.

En caso de que en el desarrollo de un proyecto de consultoria el cliente proporcione archivos que contengan datos sensibles de terceros, MéTRIK:

• Notificara al cliente sobre la presencia de dichos datos.
• Solicitara instrucciones especificas sobre su tratamiento.
• Aplicara medidas de seguridad reforzadas.
• Limitara el acceso unicamente al personal estrictamente necesario.

9. Medidas de Seguridad

10. Transferencia y Transmision de Datos

Para operar, MéTRIK usa proveedores de tecnologia cuya infraestructura esta ubicada fuera de Colombia. Esto implica que ciertos datos personales se almacenan o se procesan en el exterior. Lo declaramos de forma abierta porque el articulo 26 de la Ley 1581 de 2012 lo exige.

Proveedores y para que los usamos:

Con que fundamento se hace. El envio de datos a Estados Unidos esta permitido porque ese pais figura en la lista de paises con un nivel adecuado de proteccion de datos que adopto la Superintendencia de Industria y Comercio (Circular Externa 005 de 2017, que agrego el Capitulo Tercero al Titulo V de la Circular Unica). Por lo tanto no se requiere declaracion de conformidad ante la SIC. De forma adicional, usted otorga su autorizacion expresa para esta transferencia al aceptar la presente Politica, en los terminos del articulo 26, literal a, de la Ley 1581 de 2012.

Que exigimos a cada proveedor. En toda transmision de datos a un tercero que trate informacion por cuenta nuestra, garantizamos:

• Que el tratamiento se limite a las finalidades autorizadas en esta Politica.
• Que exista un acuerdo de confidencialidad o de tratamiento de datos.
• Que el proveedor mantenga medidas de seguridad equivalentes a las descritas en la seccion 9.
• Que devuelva o elimine los datos cuando termine la relacion, salvo obligacion legal de conservarlos.

Lo que no hacemos. No vendemos datos personales, no los cedemos a terceros para su propio provecho comercial y no los usamos para elaborar perfiles publicitarios.

Si un proveedor nuevo implica una transferencia a un pais que no figura en la lista de la SIC, MéTRIK obtendra la autorizacion expresa e inequivoca del titular o tramitara la declaracion de conformidad correspondiente antes de realizarla.

11. Vigencia

Esta Politica esta vigente desde diciembre de 2025. La presente version 1.1 la modifica y sus cambios rigen a partir de agosto de 2026. La actualizacion no interrumpe la vigencia de la Politica: las versiones anteriores respaldan las autorizaciones otorgadas mientras estuvieron vigentes, y el consentimiento que usted ya haya dado conserva su efecto.

Cambios que introduce la version 1.1:

• Se describen los datos que MéTRIK recibe cuando usted escribe por WhatsApp, para que se usan y que se conserva (seccion 5.3).
• Se corrige y se detalla el envio de datos a proveedores ubicados fuera de Colombia (seccion 10). La version anterior afirmaba que no se realizaban transferencias internacionales. Esta version declara los proveedores, el pais donde procesan la informacion y el fundamento legal de esa transferencia.

Si usted otorgo su autorizacion bajo una version anterior y no esta de acuerdo con estos cambios, puede revocarla o solicitar la supresion de sus datos por el canal de la seccion 7, sin costo y sin tramite adicional.

Los datos personales seran conservados mientras subsista la finalidad para la cual fueron recolectados y durante el tiempo exigido por las normas aplicables. Cuando la finalidad se agote y no exista deber legal de conservacion, los datos se eliminan o se anonimizan. En el caso de los datos recibidos por WhatsApp aplica ademas lo previsto en la seccion 5.3.

MéTRIK se reserva el derecho de modificar esta Politica en cualquier momento. Toda modificacion se publica en esta pagina con su numero de version y su fecha. Los cambios sustanciales se comunican a los Titulares a traves de www.metrik.com.co y, cuando exista relacion comercial vigente, por el correo de contacto registrado.

12. Aceptacion